Die Digitalisierung spielt in allen geschäftlichen Prozessen eine tragende Rolle – so auch in der Verwaltung im Bereich des Personalwesens (HR). Hohe Effizienz und geringe Fehlerquoten werden nicht durch den Einsatz von Excel-Listen erreicht. Für eine Digitalisierung der HR-Abteilung gibt es umfassendere Lösungen, um Fehler auszuschließen und produktiver zu werden. Was können solche Lösungen, wie funktioniert eine Systemauswahl und wie werden Systeme richtig eingeführt?

Es gibt unzählige Stand-alone-Lösungen für Bewerbermanagement, Akquisition, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Verwaltung und Abwicklung von Workflows, aber auch HR-Systeme, die alle Funktionsbereiche abdecken. Bei einer Auswahl geht es darum, für die Anwenderinnen und Anwender den höchsten Nutzen zu schaffen und grundlegende Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten.

Wir durften den Carl Hanser Verlag bei der Systemauswahl unterstützen und freuen uns, neben dieser Effizienz hohe Transparenz für die Fachabteilungen geschaffen zu haben. Erfahren Sie alles über:

  • Projektziele und ihre Festlegung

  • User-Stories und Prozessdefinition

  • Systemauswahl

  • Erfahrungen bei der Einführung

Projektziele und ihre Festlegung

Für die Systemauswahl werden im ersten Schritt Voraussetzungen und Vorgehensweise geklärt, darunter die Ausgangslage, die Projektziele sowie die erforderlichen Projektbeteiligten.

Zu dieser Ausgangslage zählen auch vorhandene IT-Systeme, über deren eventuelle Anbindung zu entscheiden ist.

Denn häufig gibt es im Unternehmen bereits Systeme zur Zutrittskontrolle oder Zeiterfassung sowie zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dabei muss evaluiert werden, welche dieser Systeme entweder zukünftig mit dem HR-System zusammenspielen oder durch das HR-System abgelöst werden.

Beschreiben Sie die Projektziele, also den Output des Projektes, in wenigen kurzen und klaren Sätzen.

User-Stories und Prozessdefinition

In diesem Schritt werden bestehende Prozesse dokumentiert und strukturiert. Es können Funktionsbereiche wie Personalverwaltung, Self-Service für Mitarbeiter, Lohnbuchhaltung, Gehaltsmanagement, Bewerbermanagement etc. unterschieden werden. Innerhalb dieser Funktionsbereiche lassen sich wiederum einzelne Anforderungen bestimmen. Dies können im Bereich der Personalverwaltung die digitale Personalakte, Personalmanagement inkl. Urlaubsanträge, Reiseabrechnungen, Elternzeit und vieles mehr sein.

Anschließend werden User-Stories entwickelt. User-Stories sorgen für Klarheit und Verständlichkeit der Systemanforderungen und sind außerdem meist relativ einfach zu formulieren.

Wichtig ist, dass in jeder User-Story die drei Fragen „Wer“, „Was“ und „Warum“ geklärt sind. Zum Beispiel: Ich als Personalleitung möchte eine Übersicht aller Bewerbungen, damit ich diese besser vergleichen kann. In dieser User-Story sind

  • „Wer“ (Personalleitung)
  • „Was“ (eine Übersicht aller Bewerbungen)
  • „Warum“ (um besser vergleichen zu können)

berücksichtigt. Für die Entwicklung der User-Stories sollten immer die Anwenderinnen und Anwender – häufig entstammen sie der Fachabteilung – des zukünftigen Systems befragt werden. Zu beachten ist dabei, dass die Stories immer unabhängig voneinander aussagekräftig sind. Außerdem sollten sie verhandelbar, möglichst weitgehend messbar, abschätzbar, kompakt und testbar sein.

Mit Hilfe der User-Stories lassen sich später konkrete Anwendungsfälle der Systeme prüfen.

Systemauswahl

Für die Systemauswahl wird ein Anforderungskatalog erstellt. Funktionale Anforderungen lassen sich aus den User-Stories ableiten. Außerdem sollten technische Anforderungen, Standardisierungsgrad – wenn gewünscht – sowie allgemeine Anforderungen wie etwa Kosten und Leistungen, Projektplan der Anbieter etc. mit den Verantwortlichen geklärt werden.

Eine erste Anfrage nach Interessensbekundungen (Request for Proposal) und Machbarkeitsstudien (Proofs of Concept) auf der Basis eines Umrisses der Projektziele und der Anforderungen ermöglicht eine tiefergehende Sondierung der bislang zur Auswahl stehenden Systemanbieter, also der Longlist.

Diese Anfrage hilft Ihnen, grundlegende Informationen über potenzielle Anbieter zu sammeln, wie beispielsweise

  • passende Grobkonzepte
  • Ansprechperson
  • vergleichbare Referenzen
  • Umsetzungsfähigkeit

„Argestes hat uns bei der Auswahl eines geeigneten Personalverwaltungssystems hervorragend unterstützt und mit seinem klar strukturierten und effizienten Vorgehen dafür gesorgt, dass wir das Projekt in sehr kurzer Zeit und mit überschaubarem Aufwand erfolgreich durchführen konnten. Mit dem mittlerweile eingeführten System sind nicht nur wir in der Personalabteilung, sondern auch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verlag sehr zufrieden. Unsere Ziele, Transparenz und Effektivität der Arbeitsabläufe zu steigern, konnten wir dadurch auf jeden Fall erreichen.“

Margarete Metzger, Personalleiterin, Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG

Erfahrungen bei der Einführung

Funktional, technologisch und auch wirtschaftlich konnte im Fall Hanser die strukturierte Systemauswahl alle Anforderungen erfüllen. Auf dieser Grundlage wird zukünftig mit Hilfe des neuen Systems ein klarer Nutzen geschaffen. Wesentliche Erfolgsfaktoren in diesem Projekt waren vor allem:

  • ein harmonierendes Projektteam mit Spaß an der Arbeit
  • die Einbindung der Anwenderinnen und Anwender aus dem Fachbereich, die den Nutzen erwarten
  • das mitgebrachte und frühzeitig ins Kunden-Unternehmen transferierte System- und Technologie-Know-how
  • ausreichende Kapazitäten aller Projektbeteiligten sowie deren Wille, die Projektarbeit hoch priorisiert ins Tagesgeschäft zu integrieren
  • frühzeitiger Fokus auf der Vermeidung von Projektrisiken

Beachtenswürdiges bei der Systemauswahl

Eine Systemauswahl ist nicht nur ein Technologieprojekt, sondern viel mehr ein Organisationsprojekt. Wie gelingt es, einen klaren Anwendernutzen zu stiften, Prozesse zu optimieren und ein System dauerhaft einzuführen, das mit der rasanten Technologieentwicklung des heutigen Marktes standhält?

Lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Sie unterstützen können. Vereinbaren Sie  ein erstes unverbindliches Gespräch mit uns unter 06182 826333 oder buchen Sie einfach online einen Termin! Wir freuen uns auf Sie.

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