Was ist ein Digital Asset Management und was kann es leisten?

Ein modernes Digital Asset Management (DAM) ist weit mehr als eine Fotodatenbank. Es dient als digitale Ablage für Mediendaten aller Art, in der die Assets verwaltet, massenhaft in die verschiedensten Formate umgewandelt und, verknüpft mit unterschiedlichen Sets von begleitenden Metadaten, an die verschiedensten Distributionskanäle geliefert werden können. Der Funktionsumfang einer heutigen DAM-Lösung reicht also über die zentrale Speicherung von Assets und Metadaten über Dateiaustausch (Import und Export, intern und extern) bis hin zu komplexen Suchfunktionen und Prozessintegrationen.

Der „Ablageort“ DAM ist also – richtig aufgesetzt – weit mehr als ein Speicherort, sondern der „Single Point of Truth“ und die Basis für alle nachfolgenden Prozesse. Damit diese Prozesse effizient gestaltet werden, muss das DAM den Anwendern aller Bereiche einen klaren Nutzen bringen, denn nur so erhält es hohe Akzeptanz.

Hier erfahren Sie:

  • Welches die typischen Funktionen sind
  • Welche zukünftigen Anforderungen Sie bedenken sollten
  • Wie Sie einen strukturierten Auswahlprozess erreichen

Was sind die Kernfunktionen eines DAM?

Mit Hilfe eines Digital Asset Management (DAM) Systems lassen sich Inhalte in Ihrem Unternehmen digital ablegen. Bei größerem Umfang und hoher Komplexität Ihrer Dateiverwaltung, wenn verschiedenste Unternehmensbereiche mit Assets arbeiten müssen oder wenn Ihr Brand Management strikten Regeln folgen muss, reicht eine einfache Dateiablage nicht mehr aus. Denn die Inhalte müssen effizient gespeichert, organisiert, gefunden und abgerufen, geteilt und verteilt sowie zur Be- oder Verarbeitung zugewiesenwerden können. Typische Assets können Fotos, Grafiken, Videos, Audiofiles, Logos, Präsentationen,  Templates, Dokumente, Tabellen und beliebige andere Dateien sein, die einen Businesswert für Ihr Unternehmen darstellen – daher das Wort Asset.

Ein DAM ist also ein zentraler „Aktenschrank“, auf den Sie Ihren Mitarbeitern und Partnern, Kunden und Dienstleistern sowie weiteren Beteiligten kontrollierten Zugriff gewähren.

Typische Funktionen

Unter der Motorhaube eines DAM arbeitet eine Datenbank als Basis für die Unterstützung aller Tätigkeiten im Lebenszyklus Ihrer Assets.

Diese können automatisiert oder manuell in die Datenbank geladen werden, und sie können von innen – aus dem eigenen Team – kommen oder von außen – von Lieferanten, Kunden, der Community.

Eine Normierung und Anreicherung der Metadaten erleichtert die Verwaltung der Assets. Dazu gehören eine einheitliche Kategorisierung oder Verschlagwortung und eine Ergänzung kritischer Lücken in der Metadaten-Ausstattung. Die Verfahren zu diesem Zweck können halbautomatisch oder manuell sein.

Anspruchsvolle Bildbearbeitung ist in aller Regel keine Aufgabe von DAMs. Daher müssen die Benutzungsregeln es erlauben, ein Asset auszuchecken, um es zu verändern und wieder hineinzuladen. Meist wird dabei das Original unverändert gelassen und eine anhand der Metadaten unterscheidbare neue Version produziert.

Für die Verwendung in Publikationen oder Marketing sind meist nicht alle Assets ohne weiteres qualifiziert. Daher ist eine Freigabe der korrigierten, qualifizierten Assets erforderlich. Freigegebene Assets müssen auf den ersten Blick von nicht freigegebenen unterscheidbar respektive bei Standardsuchen oder für bestimmte Nutzergruppen unauffindbar sein.

Auswahlprozesse erfolgen automatisiert auf Basis von Analysen der Bild- und Metadaten oder händisch durch visuellen Vergleich. Dazu sind Dateiviewer erforderlich, die eine Ansicht in mehreren Skalierungsstufen und einen Vergleich der Metadaten erlauben.

Solche erforderlichen Selektionsroutinen werden von Suchtools unterstützt, die auf Metadaten zugreifen oder mithilfe von KI die Inhalte der Assets analysieren.

Rechtliche Rahmenbedingungen verlangen die Kennzeichnung veröffentlichter Assets mit dem Urheberund die Beachtung von Beschränkungen bei der Publikation. Auf diese Beschränkungen weisen gute DAMs gut sichtbar hin, einige unterstützen sogar automatische Nachhonorierungs-Workflows.

Für die Verwendung auf Websites oder in Sozialen Medien ist es oft erforderlich, neben den meist hochauflösenden Originalen Kopien in Standardformaten zu erzeugen, die automatisiert verarbeitet werden können. Die meisten DAMs erlauben solche Transformationen, die meist stapelweise erledigt werden können.

Benötigen Dienstleister wie Agenturen oder aber Kunden Assets, können Mitarbeiter diese direkt aus dem DAM bereitstellen und müssen zu diesem Zweck nicht auf Datenträger, E-Mail oder Filehoster zurückgreifen. Die rechtlichen Beschränkungen, die für die einzelnen Assets gelten, können sie den Datenkunden ihrerseits auferlegen, den Zugriff zeitlich oder anderweitig beschränken, Wasserzeichen anbringen oder Rechteinformationen mitgeben.

Bei komplexen DAM-Anwendungen ist die Möglichkeit granularer Berechtigungsstrukturen und komplexer hochkonfigurierbarer Workflows sehr hilfreich. Derartige Berechtigungskonzepte können über die Mitarbeiter hinaus auf Partner, Kunden oder Lieferanten ausgedehnt werden. Workflows erhöhen die Usability, indem sie je nach Status eines Assets oder Berechtigungen eines Nutzers die zuweilen verwirrende Vielzahl der Optionen begrenzen. Gleichzeitig helfen sie Fehler zu vermeiden und verkürzen die Durchlaufzeit.

Besonders wichtig ist es in DAM-Projekten, dass man einen übergreifenden Nutzen für alle Beteiligten schafft. Nur wenn die Prozesse der einzelnen Anwender durch das DAM erleichtert werden, kann Akzeptanz für das System geschaffen werden. Gelingt es, allen Anwendergruppen des Systems Nutzen zu stiften, ist der Weg frei für die Distribution von Inhalten wie gewünscht und zu effizienten

Welche zukünftigen Anforderungen sind relevant?

Höhere Absätze wird man in Zukunft im Storytelling rund um ein Produkt oder um eine Dienstleistung erzielen, und nicht mehr dadurch, Nutzer offensiv mit Werbung zu bespielen und unzählige Calls to Action (CTAs) zu positionieren. Aber der Aufbau von Content rund um Produkte bringt textuelle und mediale Anforderungen mit sich. Während textuelle Anforderungen mit der richtigen Contentstrategie adressiert werden können und außer den üblichen Office-Softwares keine IT-Unterstützung benötigen, ist für die digital-medialen Anforderungen ein System erforderlich: ein DAM.

Bei der Auswahl eines IT-Systems sollte man daher nicht nur auf die aktuellen Prozesse schauen. Was sind die Trends der Zukunft? Welche Marketingkanäle werden auf Sicht in den Fokus rücken und wie kann ein DAM-System dabei unterstützen, diese Kanäle wirksam zu bespielen?

Besonders dann, wenn wenigstens ein Teil des Geschäftsmodells contentbasiert ist, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Media Assets in der richtigen Form aufbereiten, kontrollieren und bereitstellen zu können. Das DAM in diesem Sinn gezielt einzusetzen, erfordert eine gut strukturierte Verwaltung von – auch granularen – Texten und allen anderen Mediengattungen sowie die Anbindung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) und Content-Management-Systemen (CMS).

Systemauswahl mit Unterstützung von Argestes

Vor dem ersten Einsatz eines DAM stehen selbstverständlich die Beschaffung eines Systems, die Integration in die übrige IT- und Prozess-Landschaft und die Anpassung an den individuellen Bedarf des Unternehmens und all jener Bereiche, die sich auf diesen „Single Point of Truth“ stützen und verlassen sollen. Zu Recht erwarten Käufer Zukunftssicherheit, Anpassbarkeit und nicht zuletzt Preiswürdigkeit von einer DAM-Software, bevor sie sich für sie entscheiden.

Allerdings wird der Markt für DAM-Lösungen und -Services immer schneller und unübersichtlicher. Eine schätzungsweise niedrige dreistellige Zahl von Anbietern wetteifert um den Markt und profiliert sich in unterschiedlichen Zielgruppen mit unterschiedlichen Sets von Merkmalen; beides ist stetem Wandel unterworfen. Die Produktlebenszyklen verkürzen sich und stellen zusätzliche Anforderungen an das IT-Management.

Die Auswahl eines passenden Systems wird damit zu einer komplexen Aufgabe, die professionelle Methoden erfordert, um zu sachgerechten und unternehmensweit akzeptierten Lösungen zu finden.

„Herr Löbbe hat uns dank seines umfangreichen Know-hows im Verlagsumfeld, seines Wissens zu Systemanbietern und aufgrund seiner ziel- und projektorientierten Arbeitsweise hervorragend bei der Systemauswahl in unserem Projekt ‚Erneuerung des Produktionsworkflows‘ begleitet.“

Christine Kreye
Leiterin Digitale Magazine
Heise Medien GmbH

Funktionale Anforderungen, wirtschaftliche und technische Vorgaben sowie sicherheitstechnische Erfordernisse konkurrieren dabei nicht selten und müssen im Auswahlprozess zielführend moderiert werden.

Wichtig ist daher eine für alle Beteiligten transparente und effiziente Vorgehensweise, die die Entscheidungen absichert und so zu hoher Akzeptanz der Entscheidung führt.

Viele Fragen kommen bei einer Systemauswahl auf: Cloud-Lösungen oder On-Premise? Wie betreibe ich meine Systeme sicher auf europäischen Servern? Wer unterstützt mich bei der Einführung eines derartig komplexen Systems? Eine strukturierte Systemauswahl umfasst eine Ausdefinition der Unternehmens-Strategie und daraus eine Ableitung der Anforderungen an ein System. Allein dies führt bereits häufig zu Schwierigkeiten. Das kommt nicht überraschend, denn für Ihre Mitarbeiter ist das – ganz anders als für uns – kein  Tagesgeschäft.

Argestes verfügt über große Erfahrung in der Planung und Ausgestaltung von Auswahlprozessen. IT-Systemauswahl gehört zu unseren Kernkompetenzen. In der Abbildung finden Sie eine exemplarische Vorgehensweise, die wir natürlich in jedem unserer Auswahlprojekte individuell auf Sie anpassen.

Außerdem finden Sie in den Beiträgen auf unserer Website Referenzprojekte.

Sie haben Fragen? Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.

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