Eugen Ulmer KG: Das Familienunternehmen in 5. Generation ordnet seine vielfältigen Produktionsprozesse neu
Die Eugen Ulmer KG produziert Medien in unterschiedlichen Formen von Printprodukten wie Büchern und Zeitschriften bis hin zu digitalen Formaten wie eBooks, Newsletter, Webseiten und Social Media Content.
Dabei entwickelten sich im Laufe der Zeit kleinteilige Redaktionsstrukturen, die nicht optimal ineinandergriffen. Um Synergieeffekte sinnvoll zu nutzen und sich innovativ für die Zukunft aufzustellen, sollte daher ein zentrales System implementiert werden, in dem alle redaktionellen Planungs-, Erstellungs- und Verwertungsprozesse zusammenlaufen. Als erfahrenen Sparringspartner holte sich der Verlag dafür Argestes zur Unterstützung.
in medias res: Was interessiert Sie besonders?
In medias res: Integratorwechsel
Fördermittel für Digitalisierungsvorhaben
Der Verlag Eugen Ulmer ist einer der führenden Fachverlage für Gartenbau, Landwirtschaft und Naturthemen in Deutschland. Mit über 150 Jahren Erfahrung und mehr als 150 Mitarbeitenden bietet Ulmer ein umfangreiches Portfolio an Büchern, Zeitschriften und digitalen Medien für Garten- und Naturliebhaber, Landwirte und Fachleute. Das Unternehmen unterstützt zahlreiche Leser, Hobbygärtner und Profis mit fundiertem Wissen und praktischen Anleitungen.
Die Ausgangslage: Vielfältiges Medienangebot bedingt kleinteilige Redaktionsstrukturen und isolierte, nicht standardisierte Arbeitsprozesse.
Im Verlagswesen laufen in der Herstellung viele Aufgabenbereiche und Abteilungen parallel nebeneinander – so auch bei der Eugen Ulmer KG. Über 20 Objekte sind hier in zwei Pools organisiert: Landwirtschaft und Gartenbau. Die Herstellung läuft objektübergreifend, zum Teil inhouse aber auch extern sowie partiell gemischt. Dabei verantworten die Redaktionen sowohl Print als auch Online, Social Media Content und Newsletter (inhaltlich). Bis dato liefen die Prozesse nicht übergreifend standardisiert ab: Es gab kein gemeinsames Honorar- und Bilddatenmanagement und es existierten keine objektspezifischen Prozesse sowie Ablage- und Verwaltungsroutinen. Die Datenpflege erfolgte in mehreren Systemen und es fand keine gemeinsame Themen- und Kanalplanung statt. Zugleich waren die Zuständigkeiten in den Redaktionen beziehungsweise in der Herstellung nicht klar abgegrenzt.
Die Herausforderungen in der Übersicht:
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sehr viele einzelne Titel, teilweise kleinteilige Redaktionsstrukturen
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keine Kopplung von Planungssystem und Redaktionssystem
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Ausrichtung des vorhandenen Redaktionssystems auf die Medienproduktion und Herstellung statt auf die Redaktion und Erzeugung granularer strukturierter Inhalte
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Unklarheiten über die bestehenden Funktionalitäten des Redaktionssystems
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Ungenaue Steuerung des vorhandenen Integrators
Zielformulierung: Effizienz und Innovation durch Standardprozesse und Best Practices in der redaktionellen Planung und Erstellung bis zur Medienproduktion
Als versierter Medienverlag strebt die Eugen Ulmer KG nach innovativen Lösungen, die Abläufe insgesamt effektiver zu gestalten und zukünftigen Anforderungen gerecht werden. Um das Denken in verschiedenen Abteilungen sowie bestehende, isolierte Arbeitsprozesse aufzubrechen, benötigt es eine intelligente Systemlösung, die große Datenmengen sammelt, strukturiert und in die richtigen Bahnen lenkt. Daher stand der Aufbau einer neuen Systemlandschaft im Fokus, um vor allem Planungs- und Redaktionsprozesse zu standardisieren und miteinander zu verknüpfen. Das konkrete Ziel bestand zunächst darin, das System so umzubauen, dass neben der Optimierung der Printproduktion eine kanalneutrale Content-Erstellung ermöglicht wird und das Planungssystem angebunden sowie die Vorstellung einer DAM-zentrierten Arbeitsweise umgesetzt werden kann. Angestrebt wurde dabei ein Content-First-Ansatz.
Startschuss: Analyse, Ziele und Visionen
Bevor es an die konkrete Umsetzung ging, stand eine detaillierte Analyse der Ausgangssituation auf dem Plan. Dabei nahmen wir zunächst Einblick in die Historie des Projekts und die involvierten Parteien. Während der gesamten Projektdauer gaben die angestrebten Ziele und Visionen der Eugen Ulmer KG den Handlungsrahmen vor, daher stand zunächst eine genaue Analyse der Anforderungen auf dem Plan. Neben den grundlegenden Parametern wie Projektumfang, Ressourcen und Zeitrahmen legen sie den Grundstein für alle nachfolgenden Handlungspunkte und Auswahlkriterien. Zugleich wurden Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts geklärt. In diesem Abschnitt übernahm unser Team den moderierenden Part und wirkte zugleich aktiv an der Entwicklung einer Strategie zur Erfüllung aller Anforderungen mit:
- Review des Projektes zwischen Auswahl des Systems und Einführung im aktuellen Stand
- Bewertung der GAPs zwischen der damaligen Zielsetzung und der vom Integrator umgesetzten Installation
- Ermittlung von Schwächen der vorhandenen Installation
- Zusammenführung der Interessen aller Abteilungen: Redaktion, Herstellung, Archivierung, IT und Webentwicklung
„Es ist einfach so: Jede Einführung eines Systems bedarf der allergründlichsten Analyse der abzubildenden Prozesse und dies möglichst standardisiert:
Wertschöpfung -> Prozess -> System -> Integrator
Man kann das alles selber machen oder sich Expertise dazu holen. Diese haben wir bei Argestes gefunden.“
Katja Splichal, Leitung Verlagsbereich Produktion | Mitglied der Geschäftsleitung
In einer zielgenauen Anforderungsanalyse wurde weiter an einer individuell-passenden Lösungsstrategie gefeilt:
- Ermittlung der Use-Cases für ein Content-First-Modell
- Abstimmung der redaktionellen Planungsprozesse: von der Erstellung bis zur Archivierung
- Empfehlung für die Etablierung eines Planungssystems / Marktsondierung und Auswahl Desk-Net
- Vermittlung von Best Practices und Sichtung von Referenzkunden von Desk-Net gemeinsam mit der Redaktion
- Entwicklung von Standardprozessen für die redaktionelle Arbeit
- Interessensausgleich zwischen Redaktionen, Layout und anderen Verlagsbereichen
Auch bei der Einführung des Planungssystems wurden die Interessen aller beteiligten Parteien aktiv mit einbezogen und abgewogen:
- Konzeption gemeinsam mit der Verlags- und Redaktionsleitung
- Neugestaltung des Planungsprozesses in Abstimmung mit den Redaktionen
- Erprobung in einem Testkonzept
Dabei stellte sich heraus: Das aktuelle Leistungsportfolio des vorhandenen Integrators passt nicht zu den definierten Anforderungen. Bei der Lösungssuche eines passenden Integrators für das Redaktionssystem ergaben sich daher folgende Anknüpfungspunkte:
- Genaue Formulierung der Anforderungen und Übermittlung an aktuellen und potenzielle Integratoren
- Prüfung von Lösungsmöglichkeiten und Alternativen
- Bewertung der vorgelegten Optionen hinsichtlich Kosten und Nutzen
- Ableitung einer Handlungsempfehlungen: Wechsel des Integrators
In medias res: Integratorwechsel
Im Analyseprozess und der Zieldefinition wurde der Status quo des vorhandenen Systems der Eugen Ulmer KG mit den Erwartungen an neue Arbeitsprozesse und Funktionen abgeglichen – und schließlich ein neues Zielmodell entwickelt. Als Grundlage für medienübergreifendes Publizieren und Honorieren, Finden, Wiederverwerten und sicheres Ablegen sollte ein redaktionelles Content-Management (CMS) im Sinne eines Content- und Digital-First-Asset-Managements umgesetzt werden. Da die anvisierte Lösung nicht wie gewünscht mit dem vorhandenen Integrator umgesetzt werden konnte, lautete unsere klare Empfehlung, diesen zu wechseln.
Bei der Neuauswahl eines Integrators ergaben sich folgende Handlungspunkte, die von Argestes aktiv begleitet wurden:
- Initiierung des Wechsels bei der Verlagsleitung
- Bewertung der Wechseloptionen
- Ableitung einer klaren Handlungsempfehlungen für den Integrator-Wechsel
- Kontakt, Anbahnung und Klärung der neuen Projektstruktur mit dem neuen Integrator
- Begleitung der Übergabe an den neuen Integrator
Fördermittel für Digitalisierungsvorhaben
Zur Finanzierung von Digitalisierungsvorhaben sollten alle vorhandenen Möglichkeiten optimal ausgeschöpft werden. Unter bestimmten Voraussetzungen können Organisationen Maßnahmen zur Digitalisierung ihres Unternehmens bezuschussen lassen beziehungsweise Fördergelder beantragen. Auch in diesem Feld kennen wir die Spielregeln und nehmen dabei mehr als eine beratende Position ein:
- Unterstützung bei der Beantragung von öffentlichen und privaten Fördergeldern
- Analyse relevanter Förderprogramme und Förderbanken auf europäischer und auf Bundesebene sowie privatwirtschaftlich
Das Ergebnis: Ein neuer Integrator und ein extrem glückliches Redaktions-Team!
Nach ausgiebiger Analyse und Projektarbeit hat sich der Verlag für den von uns empfohlenen Wechsel zum Integrator entschieden mit dem Ergebnis ein zentrales System für redaktions- und medienübergreifende Arbeiten zu implementieren. Dank unserer professionellen Begleitung erhielt das Projekt eine massive Beschleunigung: von der Einführung des Planungssystems zur Abbildung der Anforderung über die Hinführung der Redaktion zu einem Standard Content First Modell bis zum empfohlenen Integratorwechsel. Als kleinen Bonus gab es noch die Zusage zu Fördergeldern.
