Eine zukünftsfähige Basis-Infrastruktur für die übergreifenden Standard-Prozesse in der Unternehmenskommunikation der DATEV eG

 

Im Verlauf des Jahres 2021 hat die DATEV eG den Entschluss gefasst, ihre Unternehmenskommunikation zu optimieren. In diesem Zusammenhang hat sie uns kontaktiert, um gemeinsam einen Weg zur Verbesserung ihrer Prozesse zu finden. Ein zentraler Punkt dabei war die Erkenntnis, dass ihr bestehendes Digital-Asset-Management-System (DAM) nun die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit erreicht hat. Die DATEV eG strebt nach innovativen Lösungen, die ihren zukünftigen Anforderungen gerecht werden und die Flexibilität einer cloudbasierten Umgebung bieten. Daher steht die Einführung eines neuen DAM-Systems im Fokus, um die Unternehmensabläufe effektiver zu gestalten. Einen Pitch und ein Angebot später gehen wir in medias res. Wir prüfen den Status quo, analysieren die Anforderungen, gehen in die Marktrecherche und erstellen die Konzeption für den Auswahlprozess. Am Ende kann die DATEV eG in eine zukunftsfähige Basis-Infrastruktur investieren, die optimal zu ihren Bedürfnissen passt.

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Die Ausgangslage: viele Assets, viele Anforderungen und ein DAM, das diesen nicht mehr gerecht wird.

Die DATEV eG kam mit einer Herausforderung auf uns zu, die vielen Unternehmen mit contentbasierten Geschäftsmodellen begegnet: Die Digitalisierung und Entwicklungen der Marketing- und Kommunikationswelt führen zu neuen Anforderungen an eigene Prozesse und Systeme. Doch diese Anforderungen sind komplex und vielschichtig. Die Suche nach neuen Wegen und Systemen ist deshalb kein leichtes Unterfangen und hat weitreichende, strategische Bedeutung.

Ganz oben auf der Agenda der DATEV eG: die Prozesse in der Unternehmenskommunikation gezielt optimieren. Die Handlungspunkte in der Übersicht:

  • Die Suche und Nutzung digitaler Assets sollen in der Praxis weiterentwickelt werden, um eine breite Akzeptanz zu gewährleisten.
  • Es wird angestrebt, eine zentralisierte Speicherlösung für Assets zu schaffen, um die lokale Verteilung in verschiedenen Fachbereichen zu optimieren.
  • Die Integration externer Lieferanten und Dienstleister wird vereinfacht, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen.
  • Es wird angestrebt, durchgängige Prozesse über alle Unternehmensbereiche hinweg zu etablieren, um die Effizienz zu steigern.
  • Es wird darauf hingearbeitet, Standardprozesse für die Mediengestaltung und -verwendung zu implementieren, um die Konsistenz und Qualität sicherzustellen.
  • Maßnahmen werden ergriffen, um Honorar- und Lizenzverwaltungsprozesse zu optimieren und zu vereinfachen.
  • Das Digital-Asset-Management-System (DAM) wird nahtlos in die Systeme und Arbeitsprozesse der Endanwender integriert, um eine reibungslose Nutzung zu ermöglichen.

Es wurde schnell deutlich, dass diese „teilzentrale Datenhaltung“ des aktuellen DAM keine solide Basis für die Umsetzung der Bedürfnisse der DATEV eG sein kann. Somit war klar: Die aktuelle Lösung und zukünftige Anforderungen liegen weit auseinander. Ein neues System ist unausweichlich. Doch was muss das neue DAM können? Welcher Anbieter passt am besten zu den Anforderungen der DATEV eG? Und wie funktioniert die Implementierung? Wie passt das neue System in die Arbeitsprozesse und Gesamtarchitektur der DATEV eG?  Unsere Aufgabe war klar – und gingen sofort in medias res.

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Frederic Sequeira

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