Eine zukünftsfähige Basis-Infrastruktur für die übergreifenden Standard-Prozesse in der Unternehmenskommunikation der DATEV eG
Im Verlauf des Jahres 2021 hat die DATEV eG den Entschluss gefasst, ihre Unternehmenskommunikation zu optimieren. In diesem Zusammenhang hat sie uns kontaktiert, um gemeinsam einen Weg zur Verbesserung ihrer Prozesse zu finden. Ein zentraler Punkt dabei war die Erkenntnis, dass ihr bestehendes Digital-Asset-Management-System (DAM) nun die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit erreicht hat. Die DATEV eG strebt nach innovativen Lösungen, die ihren zukünftigen Anforderungen gerecht werden und die Flexibilität einer cloudbasierten Umgebung bieten. Daher steht die Einführung eines neuen DAM-Systems im Fokus, um die Unternehmensabläufe effektiver zu gestalten. Einen Pitch und ein Angebot später gehen wir in medias res. Wir prüfen den Status quo, analysieren die Anforderungen, gehen in die Marktrecherche und erstellen die Konzeption für den Auswahlprozess. Am Ende kann die DATEV eG in eine zukunftsfähige Basis-Infrastruktur investieren, die optimal zu ihren Bedürfnissen passt.
in medias res: Was interessiert Sie besonders?
Startschuss - Vision, Ziele und Anforderungen
Von der Longlist zur Shortlist
Die DATEV eG ist Deutschlands drittgrößter Anbieter für Business-Software – und einer der großen europäischen IT-Dienstleister. Ein Unternehmen mit fast 8.700 Mitarbeitenden, das 2,8 Millionen Unternehmen, Selbstständige, Kommunen, Vereine und Institutionen unterstützt. Ein wirklich großer Kunde für uns, doch eines können wir schon vorwegnehmen: Unsere Methodensets funktionieren bei großen Unternehmen genauso gut wie bei Projekten für mittelständische Unternehmen.
Die Ausgangslage: Viele Assets, viele Anforderungen und ein DAM, das diesen nicht mehr gerecht wird.
Die DATEV eG kam mit einer Herausforderung auf uns zu, die vielen Unternehmen mit contentbasierten Geschäftsmodellen begegnet: Die Digitalisierung und Entwicklungen der Marketing- und Kommunikationswelt führen zu neuen Anforderungen an eigene Prozesse und Systeme. Doch diese Anforderungen sind komplex und vielschichtig. Die Suche nach neuen Wegen und Systemen ist deshalb kein leichtes Unterfangen und hat weitreichende, strategische Bedeutung.
Ganz oben auf der Agenda der DATEV eG: Die Prozesse in der Unternehmenskommunikation gezielt optimieren. Die Handlungspunkte in der Übersicht:
- Die Suche und Nutzung digitaler Assets sollen in der Praxis weiterentwickelt werden, um eine breite Akzeptanz zu gewährleisten.
- Es wird angestrebt, eine zentralisierte Speicherlösung für Assets zu schaffen, um die lokale Verteilung in verschiedenen Fachbereichen zu optimieren.
- Die Integration externer Lieferanten und Dienstleister wird vereinfacht, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen.
- Es wird angestrebt, durchgängige Prozesse über alle Unternehmensbereiche hinweg zu etablieren, um die Effizienz zu steigern.
- Es wird darauf hingearbeitet, Standardprozesse für die Mediengestaltung und -verwendung zu implementieren, um die Konsistenz und Qualität sicherzustellen.
- Maßnahmen werden ergriffen, um Honorar- und Lizenzverwaltungsprozesse zu optimieren und zu vereinfachen.
- Das Digital-Asset-Management-System (DAM) wird nahtlos in die Systeme und Arbeitsprozesse der Endanwender integriert, um eine reibungslose Nutzung zu ermöglichen.
Es wurde schnell deutlich, dass diese „teilzentrale Datenhaltung“ des aktuellen DAM keine solide Basis für die Umsetzung der Bedürfnisse der DATEV eG sein kann. Somit war klar: Die aktuelle Lösung und zukünftige Anforderungen liegen weit auseinander. Ein neues System ist unausweichlich. Doch was muss das neue DAM können? Welcher Anbieter passt am besten zu den Anforderungen der DATEV eG? Und wie funktioniert die Implementierung? Wie passt das neue System in die Arbeitsprozesse und Gesamtarchitektur der DATEV eG? Unsere Aufgabe war klar – und gingen sofort in medias res.
Der Startschuss: Eine Vision, konkrete Ziele und klare Anforderungen
Los ging unsere Arbeit. Unverzichtbar dafür: Eine klare Vision und konkrete Ziele. Wir mussten genau wissen, welche Zwecke das neue DAM erfüllen muss.
Die Vision: DATEV eG möchte alle ihre Assets einheitlich verwalten und in die Arbeitsprozesse der Endanwender integrieren – unabhängig von der Medienart.
Eine Systemlösung sollte dabei auf folgende Ziele einzahlen:
- Durchsetzung einer zentralen Ablagestruktur
- konsensfähige neue Prozesse für Erstellung und Distribution der Assets
- einfacher Zugang zu den Assets für interne und externe Nutzer und Produzenten
- höchste Integrierbarkeit in die Arbeitsprozesse mit High Performance Integration in die Prozesse der Endanwender
- Sicherstellung des Systems als Single-Point-of-Truth
- Erfüllung aller Anforderungen im Bereich Sicherheit, Datenschutz, Barrierefreiheit und strategischer Zukunftsfähigkeit
Die Vision und Ziele waren damit klar – und dienten uns während des gesamten Prozesses als Rahmen für unser Handeln. Um diese Ziele zu erreichen, visierten wir eine DAM-Basis an, die sich voll in die Arbeitsprozesse der Anwender integriert. Doch was braucht die DATEV eG genau, damit alle Abteilungen bestmöglich arbeiten können? Die Anforderungen aus den Bereichen Markenführung, Marken-Asset-Management, Content & Digital Media, Presse & Multiplikatoren sowie digitale Plattformen waren umfangreich und komplex.
Wir starteten mit einer umfassenden Anforderungsanalyse. Der Status Quo des „alten“ Systems wurde mit den Erwartungen an neue Arbeitsprozesse und Funktionen abgeglichen – und so ein neues Zielmodell entwickelt:
Ein Blick auf den Anbietermarkt: Der Weg von der Longlist zur Shortlist
Wir wussten jetzt genau, was die DATEV eG braucht. Der Anbietermarkt ist groß, aber die Konzepte der Anbieter unterscheiden sich deutlich. Mit unserem Anforderungskatalog konnten wir strukturiert alle Anbieter scannen und bewerten und so eine Longlist aller potenziell möglichen DAM-Systeme erstellen. Wir fragten diese Anbieter direkt an, um schnellstmöglich die Machbarkeit zu evaluieren. Die Anbieter konnten so ihre Systeme im Detail vorstellen und wir diese genauer im Rahmen der Anforderungen prüfen – so wurde aus der Longlist eine begründete Shortlist potenzieller Lösungen. Der Vorteil hierbei: Unsere langjährigen Erfahrungen und Kenntnisse im Markt und viel Praxiswissen aus vergleichbaren Projekten bei der Umsetzung.
Die strategische Systemauswahl: Anbieter, Argestes und das DATEV-Team an einem Tisch
Nun ging es in die heiße Phase. Alle Akteure „an einem Tisch“ (remote am Bildschirm) versammelt. Die Hersteller, die ihre Systeme vorstellen. Das DATEV-Team, das diese Systeme bewertet. Und wir als Moderatoren, die die Anbieter-Workshops strukturiert leiten und am Ende die Ergebnisse auswerten. Im Vorfeld haben wir die Anbieter gebrieft. Wir entwickelten dafür ein Anbieter-Drehbuch, damit sie systematisch die wichtigsten Kernfunktionen vorstellen konnten. Für die Bewertung durch das DATEV-Team konzipierten wir einen Online-Evaluierungsbogen, mit dem das Team jede Systemvorstellung einzeln bewerten konnte. Die Bewertung erfolgte dabei auf unterschiedlichen Ebenen: eine Gesamtbewertung der Anbieter, eine funktionale Bewertung der Systeme, deren Zukunftsfähigkeit, die vorgeschlagene Vorgehensweise sowie die wirtschaftlichen Anforderungen.
Die letzten Meter zur Entscheidung: Kostenvergleich, Verhandlungen und eine finale Empfehlung
Auf Basis des maßgeschneiderten Auswertungsverfahrens haben wir die Bewertungen nach den jeweiligen Anforderungen und Systemanbietern kategorisiert und aufbereitet. Wir haben dafür eine standardisierte Vorlage entwickelt, um von den Systemanbietern Kosten und Lizenzmodelle abzufragen, um so einen vergleichbaren Überblick zu bekommen. Dann wurde verhandelt. Und anschließend das mögliche Vorgehen mit den Anbietern abgestimmt:
All diese Themen und Fragen haben wir für die DATEV eG mit den Herstellern diskutiert und geklärt – und konnten so abschließend eine umfassende Gesamtbewertung der Anbieter liefern. Am Ende haben wir einen Abschlussbericht präsentiert, in dem wir eine eindeutige Systemempfehlung vorlegen konnten.
Spoiler: Die DATEV hat sich für das empfohlene System entschieden
Mit der DATEV eG in medias res: Wir sind direkt eingestiegen in dieses spannende Projekt – und es hat sich gezeigt, dass die Art und Weise, wie wir arbeiten, bei Unternehmen (fast) jeder Größe funktioniert. Auf der Basis der abgestimmten Systemempfehlung hat sich die DATEV eG für einen eindeutigen Favoriten entschieden und befindet sich bereits in der Implementierungsphase. Die bisherigen Ergebnisse sind positiv. Wir können also ein Fazit ziehen: Wir konnten die DATEV eG in diesem Projekt erfolgreich mit unserem Methodenset nach vorne bringen.
