Hintergrund und Herausforderungen

Die DVV Media Group ist ein Fachverlag mit komplexen Redaktionsprozessen. Das vorhandene Archiv-System entsprach nicht mehr dem aktuellen Technologiestand. Die gesamte Systemlandschaft sollte zwecks Verbesserung der Wartbarkeit überdacht und optimiert werden. Zahlreiche Eigenentwicklungen sollten nach Möglichkeit durch Standards ersetzt werden. 


Herausforderungen:

  • Das seit vielen Jahren im Einsatz befindliche DAM-System muss ersetzt werden 
  • Hohe Komplexität in den Redaktionsprozessen
  • Mehrere unterschiedliche Produktionsprozessse und -Systeme 
  • Fehlende einheitliche Ablagestrukturen und Prozesse
  • Zahlreiche Eigenentwicklungen und viele Individualisierungen mit immer neuen internen Abhängigkeiten 
  • Keine zentrale Steuerung der Content-Ausleitung in die Kanäle
  • Hohe Belastung der Redaktionen mit geringem Spielraum für Change-Maßnahmen aus technischen Gründen

Ziele des Projekts

Die Systemkomplexität sollte reduziert, Produktionswege stabil gehalten und ein modernes, zentrales DAM mit hohem Automatisierungsgrad etabliert werden. Im Fokus standen dabei die Verbesserung der Content-Strukturierung, der Metadatenqualität sowie die Optimierung der Lizenz- und Rechteverwaltung.

Besonderes Augenmerk galt der Zukunftsfähigkeit: Die neue Architektur ermöglicht es, Inhalte markenübergreifend wiederzuverwenden, Produkte automatisiert zusammenzustellen und neue Erlösquellen über kombinierbare Assets, Recherchetechniken und Content-Hubs zu erschließen. Auch die Bereitstellung von Archivlösungen für Kunden und Redaktionen wurde verbessert – durch intelligente Suchfunktionen, nachvollziehbare Verwendungsnachweise und eine klar definierte Struktur redaktioneller Inhalte.

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Über DVV Media Group

Die DVV Media Group ist ein führender Fachverlag mit Sitz in Hamburg und München. Das Unternehmen publiziert Fachmedien, Datenservices und Veranstaltungen für die Verkehrs-, Logistik-, Transport- und maritimen Branchen sowie den Bereich Defence.

  • Gegründet: 1947

  • Mitarbeitende: rund 150

  • Publikationen & Marken: u. a. DVZ Deutsche Verkehrs-Zeitung, Rail Business, Täglicher Hafenbericht, Nahverkehrs-Nachrichten

  • Zielgruppen: Entscheider und Fachkräfte aus Industrie, Handel, Logistik, Bahn- und Schifffahrtswesen

  • Leistungen: Fachzeitschriften, Online-Portale, Newsletter, Fach-Archive, Marktstudien und Datenbanken, Events, Konferenzen

Die DVV Media Group ist damit ein zentraler Informations- und Vernetzungsanbieter für die gesamte Transport- und Logistikbranche im deutschsprachigen Raum und darüber hinaus.

Projektverlauf, Ergebnisse und Learnings

Vorgehen: Vom Technologie-Check zur strategischen Systemarchitektur

 

Gemeinsam mit dem Team der DVV Media Group haben wir das bestehende DAM-System und die umgebenden Prozesse umfassend analysiert. In einem mehrstufigen Vorgehen wurden zunächst die technologischen Grundlagen validiert, Ziele und Anforderungen konkretisiert und anschließend in eine handlungsfähige Architektur überführt.

Unsere Zusammenarbeit basierte auf bewährten Methoden der Systemanalyse, Prozessmodellierung und Entscheidungsmoderation – zugeschnitten auf die komplexen Anforderungen eines Fachverlags mit mehreren Marken und Zielgruppen.

Das Projekt wurde in zwei Phasen durchgeführt – mit klaren Milestones und enger Zusammenarbeit aller Beteiligten:

Phase 1: Systemauswahl

  • Gemeinsames Kick-off mit Rollenklärung und Zieldefinition

  • Analyse der bestehenden Workflows, Systeme und Prozesse

  • Entwicklung eines strategischen Zielbildes: DAM in der Mitte

  • Strukturierung der funktionalen Anforderungen und Priorisierung der Use Cases

  • Durchführung einer Marktrecherche und Anbietervorauswahl

  • Anbieterworkshops mit strukturierter Bewertung via Scoring-Modell

  • Erstellung einer Entscheidungsgrundlage für Geschäftsführung & Projektteam

 

Phase 2: Proof-of-Concept (PoC)

  • Testplanung und Definition konkreter Use Cases und KPIs

  • Durchführung der Tests mit Redaktionen und IT

  • Evaluation der Ergebnisse und Vergleich der finalen Angebote

  • Begleitung der vertraglichen Vorverhandlungen

 

Schlüsselfaktor: Die klare Steuerung des Auswahlprozesses und die neutrale Moderation durch Argestes ermöglichten eine faktenbasierte Entscheidung – trotz komplexer Anforderungen und divergierender Perspektiven im Unternehmen.

Das Argestes-Team unterstützte uns mit Professionalität, Fachkompetenz und Marktkenntnis. Durch herausfordernde Phasen und Meetings navigierte Argestes mit souveräner Leichtigkeit.

Martina Seemann, Content Manager Archive DVV Media Group

Lessons Learned und Empfehlungen

Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts hat gezeigt, dass die Auswahl und Einführung eines neuen DAM-Systems weit mehr ist als eine reine Technologieentscheidung. Vielmehr handelt es sich um eine strategische Aufgabe, die tief in die organisatorischen Abläufe und die zukünftige Entwicklung des Unternehmens eingreift. Die strukturierte Vorgehensweise, die enge Einbindung aller relevanten Fachbereiche und die neutrale Moderation waren zentrale Erfolgsfaktoren.

Schlüsselerkenntnisse:

  • DAM-Projekte sind in erster Linie strategische Organisationsprojekte und nicht nur IT-Projekte.
  • Eine frühzeitige und klare Definition von Zielen und Anforderungen schafft Transparenz und Akzeptanz bei allen Beteiligten.
  • Eine externe, neutrale Begleitung erhöht die Effizienz im Auswahlprozess und entlastet interne Ressourcen.

Empfehlungen für ähnliche Projekte:

  • Investieren Sie ausreichend Zeit in die präzise Erfassung und Priorisierung der Anforderungen sowie der Use Cases.
  • Definieren Sie bereits zu Beginn ein gemeinsames Zielbild: Wo soll das System künftig verankert sein und welche strategische Rolle soll es übernehmen?
  • Binden Sie Vertreter aller betroffenen Abteilungen (z. B. Redaktion, IT, Produktmanagement) frühzeitig aktiv in den Prozess ein.
  • Gestalten Sie den Auswahlprozess klar strukturiert und nachvollziehbar, um Transparenz und Akzeptanz bei allen Beteiligten zu sichern.
  • Ziehen Sie externe Moderatoren hinzu, um die Objektivität des Verfahrens zu gewährleisten und die konsequente Verfolgung der Projektziele sicherzustellen.
  • Verknüpfen Sie die Systemauswahl stets mit den übergeordneten strategischen und organisatorischen Zielen des Unternehmens.
     

Fazit

Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts zeigt, dass die Auswahl eines neuen DAM-Systems mehr ist als eine reine Technologiebeschaffung. Durch eine strukturierte Vorgehensweise, klare Anforderungen und ein gemeinsames Zielbild konnte die DVV Media Group nicht nur ein leistungsfähiges System auswählen, sondern auch die Grundlage für effizientere und zukunftssichere Prozesse schaffen.
Das neue DAM wird als zentraler Content-Hub fest in die Produktionskette integriert. Die enge Zusammenarbeit zwischen internen Fachbereichen und der externen Beratung von Argestes ermöglichte eine belastbare Entscheidungsgrundlage und eine strategische Weiterentwicklung der digitalen Infrastruktur.

Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie zuverlässig bei der Umsetzung Ihrer digitalen Ziele.

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