Redaktionsplanung bedeutet heute weit mehr als festzulegen, wer in welchem Ressort wann welchen Beitrag erstellt. Heute geht es noch mehr um die Frage, welche Inhalte auf welchem Kanal, zu welcher Zeit und in welcher Granularität benötigt werden. Es geht darum zu verstehen, wie sie gefunden und konsumiert werden, welche Anforderungen sich daraus ergeben und welche Mediengattungen und Informationsarten sich für welchen Kanal eignen. Dazu benötigen Sie ein System für die Redaktionellsplanung.

Es geht es darum, in der immer komplexeren Produktion den Überblick zu behalten und die Relevanz der eigenen Inhalte für den Konsumenten zu erhalten. Und selbstverständlich geht es auch darum, die Produktion für alle Beteiligten so transparent und effizient zu gestalten wie irgend möglich.

Diese anspruchsvollen Aufgaben lassen sich ohne Einsatz einer geeigneten Software kaum bewältigen. Aber

• welche Systeme eignen sich für welchen konkreten Bedarf am besten?
• wie sind sie mit der Produktion der Inhalte verkoppelt?
• wie gelingt es, für jederzeitige Transparenz hinsichtlich des Arbeitsstandes zu sorgen und diesen mit allen Beteiligten effizient abzustimmen?
• wie sieht der optimale Prozess für die Produktion und die Planung aus, um schnellstmöglich mit der besten Qualität am Markt zu sein? Und
• was bedeutet das für die Beteiligten und die Organisation? Wie ist der Prozess zu gestalten? Wie können Sie die – vielfach zu Recht – geführten Planungs-Listen im Excel-Format durch Lösungen ersetzen, die wirklich mehr können als diese Listen?

Hier einige Anregungen aus unseren Beratungsprojekten; sie zeigen, was Sie bei der Planung und Umsetzung von redaktionellen Planungsprozessen besonders beachten sollten.

Wozu brauchen Sie redaktionelle Planung?

Motiv 1:  Redaktionelle Qualität, Aktualität und Flexibilität

Der Kern redaktioneller Produkte ist und bleibt der Inhalt – egal in welcher Form und in welchem Kanal er verbreitet wird. Qualität bedeutet dabei nicht nur verlässliche Information, sondern auch Aktualität und schließlich Passgenauigkeit zur Zielgruppe und zum Kanal.

Eine Anwendung zur Redaktionsplanung kann die Qualität unter all diesen Aspekten in vielerlei Hinsicht unterstützen – besonders aber dadurch, dass sie verlässlich für Transparenz sorgt, wann welche Inhalte auf welchen Kanälen von wem erstellt und verbreitet werden müssen. So können mehrteilige Beiträge aufeinander aufbauen und die Leser durch Ihr redaktionelles Angebot führen – also aus vielfältigen Inhalten in vielfältige Kanäle und Verbreitungsformen. Redaktionsplanung erlaubt Ihnen damit die Erstellung immersiver Stories und Fachveröffentlichungen, die Ihre Nutzer nachhaltig fesseln.

Planung ist zwar kein Garant, aber ein unerlässliches Hilfsmittel für die Erstellung hochwertiger Inhalte.

Motiv 2: Sichtbarkeit und Reichweite auf allen Kanälen

Ohne Reichweite geht es nicht. Um möglichst viele Leser zu erreichen, müssen Sie laufend vorausplanen, wann welche Inhalte auf welchen Kanälen ausgespielt werden sollen. Dabei sollten diese Inhalte nicht nur möglichst mehrfach ausgespielt , sondern auch an die Kanäle angepasst werden.

Nicht minder gilt es, die Anforderungen zur Erzielung von Reichweite zu erfüllen – sei es durch angepasste Überschriften, sei es durch SEO-Maßnahmen. Auch das gehört zur Redaktionsplanung im weiteren Sinn und sollte durch passende IT-Systeme unterstützt werden.

Motiv 3: Transparenz und Kommunikation

Sie müssen sicherstellen, dass die tatsächlichen Aufgaben – und nur diese – bei den richtigen Beteiligten landen und durch diese verarbeitet werden können. In dem Dickicht von Themen, Beiträgen, Assets, Terminen und Workflows, das angesichts der zunehmenden Vielfalt meist entsteht, müssen Sie die Übersicht behalten. Dies ermöglicht noch die Unterstützung durch ein geeignetes System. Dashboards müssen den Beteiligten die Aufgaben und Termine und an den verschiedensten Stellen die aktuellen Bearbeitungsstände zeigen.

Wenn also ein Planungssystem wirklich wirken soll, muss es mit den Produktionswerkzeugen bidirektional gekoppelt und damit ein Abgleich jederzeit sichergestellt sein. Ist dies der Fall, wissen Sie beim Planen stets, wann welche Inhalte fertig sein werden und welche sich verzögern. Und Sie wissen, an welchen Stellen Sie welchen Aufwand betreiben.

Ganz wichtig: Diese Transparenz brauchen alle Beteiligten. Allen Arbeitsbereichen müssen dazu die wirklich relevanten Informationen vorliegen, auf denen jede effektive Kommunikation beruht.

Motiv 4: Effizienz und Verfügbarkeit von Content und Ressourcen

Von der Idee bis zur Produktion: Sie brauchen Lösungen, um die Prozesse effizient zu steuern. Dazu ist es wichtig, dass alle Ressourcen und Substanzen, die zur Erstellung von Content benötigt werden, jederzeit zur Verfügung stehen. Dies betrifft auch digitale Assets, Geräte oder Räume.

Diese müssen zur Verfügung stehen, sobald Sie sie brauchen. Und sie müssen einfach auffindbar und zuverlässig verfügbar sein. Auch das muss jede Planung berücksichtigen. Anderenfalls leidet die Effizienz massiv.

Um redaktionelle Inhalte erstellen zu können, brauchen Sie nicht zuletzt Content in granueller Struktur. Dieser liegt idealerweise in kanalneutralen Formaten jederzeit auffindbar in einem übergreifenden Digital Asset Management System (DAM).

Wie bauen Sie eine redaktionelle Planungslogik auf?

Welche Planungslogik ist die passende für Sie? Wo fangen Sie an? Bei der Entwicklung einer Themen- oder Ressourcenplanung oder bei den Aufgaben- und Terminfragen?

Ihr Ausgangspunkt sollte zunächst ein definiertes Zielsystem sein. Was wollen Sie vordringlich erreichen? Ist die Ressourcenplanung kritischer als die Themenplanung über alle Kanäle?

Erfahrungsgemäß ist der sinnvollste Ausgangspunkt der Leser oder Nutzer. Erst wenn Sie die Kundenbedürfnisse genau beschreiben können, ist eine Planung sinnvoll, wie Sie wann welche Inhalte produzieren. Dieser strategische Schritt sollte zuerst erfolgen, sich aber auch an den Realitäten der Organisation ausrichten. Die Mittel für zusätzliche Stellen sind – wenn überhaupt vorhanden – meist nicht üppig und die Ressourcen demnach limitiert.

Also sollten Sie Ihre Redaktionsplanung zunächst auf die gewünschten redaktionellen Produkte und auf die Ableitung einer zu diesen passenden Organisationsstruktur ausrichten. Der erste Arbeitsschritt vor der Einführung eines Systems zur Redaktionsplanung ist die Entwicklung bzw. Optimierung Ihrer Kernprozesse gemeinsam mit allen Beteiligten. Wenn Sie sie als Flowcharts visualisieren, können Sie Schwachstellen wie lange Liegezeiten oder Systembrüche am besten erkennen.

Dieser Arbeitsschritt ist aufwändig, aber in jedem Fall zwingend, wenn Sie eine solide Basis für morgen entwickeln wollen. Denn er zeigt bereits in der Visualisierung, wer wann welche Planungen erstellen muss und wem welche Informationen zur Verfügung stehen müssen.

Das zu Ihren Anforderungen passende Planungssystem finden

Erst wenn diese Basis abgestimmt und akzeptiert ist, können passende Systeme zur Unterstützung gesucht werden. Es gibt viele Redaktionsplanungssysteme verschiedenster Art und Tiefe. Einige Systeme haben die Themenplanung im Fokus, andere die Aufgaben- oder Ressourcenplanung. Wieder andere richten Ihr Augenmerk auf die Erfolgsbewertung, indem sie Key Performance Indikatoren (KPI) in die Arbeitsumgebung zurückspielen. Weitere haben ihre Stärken in ihren Kalenderfunktionen, etwa zur Abstimmung mit einer Heftplanung. Auch außerhalb der Verlagswelt wurden hochinteressante Lösungen entwickelt, vornehmlich aus dem Bereich der Planung für Social Media.

Wir unterstützen Sie bei der Suche nach einem für Ihre spezifischen Anforderungen optimal geeigneten System zur Redaktionsplanung. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir die Anforderungen und deren Priorisierung und finden gemeinsam die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse. Denn wir haben umfangreiche Erfahrungen bei der Entwicklung von Prozessen und bei der strukturierten Auswahl passender IT-Lösungen. Lesen Sie hier auch, welche Fallstricke und Stolpersteine Sie vermeiden sollten und wie die Systemauswahl in der Praxis gelingt.