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Ein modernes Digital Asset Management (DAM) ist weit mehr als eine Fotodatenbank. Es dient als digitale Ablage für Mediendaten aller Art, in der die Assets verwaltet, massenhaft in die verschiedensten Formate umgewandelt und, verknüpft mit unterschiedlichen Sets von begleitenden Metadaten, an die verschiedensten Distributionskanäle geliefert werden können. Der Funktionsumfang einer heutigen DAM-Lösung reicht also über die zentrale Speicherung von Assets und Metadaten über Dateiaustausch (Import und Export, intern und extern) bis hin zu komplexen Suchfunktionen und Prozessintegrationen.

Der „Ablageort“ DAM ist also – richtig aufgesetzt – weit mehr als ein Speicherort, sondern der „Single Point of Truth“ und die Basis für alle nachfolgenden Prozesse. Damit diese Prozesse effizient gestaltet werden, muss das DAM den Anwendern aller Bereiche einen klaren Nutzen bringen, denn nur so erhält es hohe Akzeptanz.

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Ralf Reiter, Leiter Markenführung bei DATEV eG

„Die sehr guten Marktkenntnisse des Argestes-Teams kombiniert mit dem Verständnis für unsere spezifischen Anforderungen haben uns viel Zeit und Geld gespart und die Investitionsentscheidung erleichtert. Und das in einer stets angenehmen und vertrauensvollen Zusammenarbeit.“

Weitere typische Funktionen

Unter der Motorhaube eines DAM arbeitet eine Datenbank als Basis für die Unterstützung aller Tätigkeiten im Lebenszyklus Ihrer Assets.

Diese können automatisiert oder manuell in die Datenbank geladen werden, und sie können von innen – aus dem eigenen Team – kommen oder von außen – von Lieferanten, Kunden, der Community.

Eine Normierung und Anreicherung der Metadaten erleichtert die Verwaltung der Assets. Dazu gehören eine einheitliche Kategorisierung oder Verschlagwortung und eine Ergänzung kritischer Lücken in der Metadaten-Ausstattung. Die Verfahren zu diesem Zweck können halbautomatisch oder manuell sein.

Anspruchsvolle Bildbearbeitung ist in aller Regel keine Aufgabe von DAMs. Daher müssen die Benutzungsregeln es erlauben, ein Asset auszuchecken, um es zu verändern und wieder hineinzuladen. Meist wird dabei das Original unverändert gelassen und eine anhand der Metadaten unterscheidbare neue Version produziert.

Für die Verwendung in Publikationen oder Marketing sind meist nicht alle Assets ohne weiteres qualifiziert. Daher ist eine Freigabe der korrigierten, qualifizierten Assets erforderlich. Freigegebene Assets müssen auf den ersten Blick von nicht freigegebenen unterscheidbar respektive bei Standardsuchen oder für bestimmte Nutzergruppen unauffindbar sein.

Auswahlprozesse erfolgen automatisiert auf Basis von Analysen der Bild- und Metadaten oder händisch durch visuellen Vergleich. Dazu sind Dateiviewer erforderlich, die eine Ansicht in mehreren Skalierungsstufen und einen Vergleich der Metadaten erlauben.

Solche erforderlichen Selektionsroutinen werden von Suchtools unterstützt, die auf Metadaten zugreifen oder mithilfe von KI die Inhalte der Assets analysieren.

Rechtliche Rahmenbedingungen verlangen die Kennzeichnung veröffentlichter Assets mit dem Urheber und die Beachtung von Beschränkungen bei der Publikation. Auf diese Beschränkungen weisen gute DAMs gut sichtbar hin, einige unterstützen sogar automatische Nachhonorierungs-Workflows.

Für die Verwendung auf Websites oder in Sozialen Medien ist es oft erforderlich, neben den meist hochauflösenden Originalen Kopien in Standardformaten zu erzeugen, die automatisiert verarbeitet werden können. Die meisten DAMs erlauben solche Transformationen, die meist stapelweise erledigt werden können.

Benötigen Dienstleister wie Agenturen oder aber Kunden Assets, können Mitarbeiter diese direkt aus dem DAM bereitstellen und müssen zu diesem Zweck nicht auf Datenträger, E-Mail oder Filehoster zurückgreifen. Die rechtlichen Beschränkungen, die für die einzelnen Assets gelten, können sie den Datenkunden ihrerseits auferlegen, den Zugriff zeitlich oder anderweitig beschränken, Wasserzeichen anbringen oder Rechteinformationen mitgeben.

Bei komplexen DAM-Anwendungen ist die Möglichkeit granularer Berechtigungsstrukturen und komplexer hochkonfigurierbarer Workflows sehr hilfreich. Derartige Berechtigungskonzepte können über die Mitarbeiter hinaus auf Partner, Kunden oder Lieferanten ausgedehnt werden. Workflows erhöhen die Usability, indem sie je nach Status eines Assets oder Berechtigungen eines Nutzers die zuweilen verwirrende Vielzahl der Optionen begrenzen. Gleichzeitig helfen sie Fehler zu vermeiden und verkürzen die Durchlaufzeit.

Besonders wichtig ist es in DAM-Projekten, dass man einen übergreifenden Nutzen für alle Beteiligten schafft. Nur wenn die Prozesse der einzelnen Anwender durch das DAM erleichtert werden, kann Akzeptanz für das System geschaffen werden. Gelingt es, allen Anwendergruppen des Systems Nutzen zu stiften, ist der Weg frei für die Distribution von Inhalten wie gewünscht und zu effizienten und sicheren Prozessen.

Welche Trends in Marketing und Kommunikation führen zu neuen Anforderungen an Prozesse und Systeme?

Dr. Günther Metzner, Geschäftsführer Verlag für Standesamtswesen

Mit großer Konsequenz und unerbitterlichem Druck auf die Umsetzung aller einzelnen Projektteile zum Projekterfolg.

Margarete Metzger, Personalleiterin Carl Hanser Verlag

Hervorragende Unterstützung bei der Systemwahl.

Jan Beckmann, Geschäftsführer Beckmann Verlag

Ohne Argestes wären wir so ein Mittelding zwischen aufgeschmissen und nicht so erfolgreich gewesen.

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