Hintergrund und Herausforderungen

Die Walhalla Mediengruppe ist ein Fachverlag mit komplexen Redaktions- und Produktionsprozessen und einem breiten Portfolio von Loseblattwerken über Zeitschriften und Bücher bis hin zu Websites, Newslettern, Webinaren und digitalen Arbeitshilfen. Für die Content-Produktion wird ein zentrales Produktionssystem eingesetzt, dessen Releasewechsel auf eine neue Hauptversion seit Jahren angestrebt, aber deutlich verzögert war. Parallel entstanden für Online-Ausspielung und KI-Anwendungen weitere, voneinander getrennte Datenbestände.

Herausforderungen:

  • Der seit Jahren geplante Releasewechsel des Produktionssystems war massiv verzögert; ein verbindlicher Umsetzungszeitpunkt war zunächst nicht erkennbar.

  • Wiederkehrende Systembrüche durch getrennte Datenbestände und aufwändige Import-/Export-Strecken

  • Zunehmende Vielfalt an Content-Datenbanken mit Parallelitäten und unvermeidbaren Duplikaten durch die notwenige Relaese-Updates

  • Auslagerung der Online-Produktion an einen Dienstleister bedingt zusätzliche Abstimmungen

  • Eine parallel aufgebaute KI-/RAG-Lösung benötigte denselben Content erneut in granularer Form

  • Hohe Abhängigkeiten von Einzellösungen und Spezial-Know-how bei unklarer Dokumentationslage

  • Wachsende Komplexität, die die Beherrschbarkeit und Wartbarkeit der Gesamtarchitektur zunehmend erschwerte

Ziele des Projekts

Im Zentrum stand die Frage, wie die Systemkomplexität reduziert, die laufende Produktion stabil gehalten und zugleich ein zentraler „single point of truth" für Content als strategische Datendrehscheibe geschaffen werden kann. Inhalte sollten künftig einmal zentral verwaltet, kanalspezifisch angereichert und automatisiert in beliebige Ausgabekanäle ausgeleitet werden – ohne Datenkonvertierungen von Kanal zu Kanal.

Besonderes Augenmerk galt der Zukunftsfähigkeit: Die Zielarchitektur sollte es ermöglichen, Content effizient mit Partnern zu teilen, neue Vertriebswege und Content-Partnerschaften zu erschließen und Inhalte für KI-Anwendungen feingranular nutzbar zu machen. Ergänzend war zu klären, ob das vorhandene Produktionssystem die Rolle eines zentralen Content-Hubs übernehmen kann, wie die Online-Produktion samt Import-/Export-Systematik neu geordnet wird und wie sich eine Anbindung des kaufmännischen Systems (Autoren-, Honorar- und Lizenzverwaltung) realisieren lässt. Eine zentrale Vorgabe war außerdem, die Entscheidungsbasis für die Geschäftsführung faktenbasiert und nachvollziehbar abzusichern.

Über die Walhalla Mediengruppe

Die Walhalla Mediengruppe ist einer der führenden Anbieter von Fachinformationen in den Bereichen Recht und Wirtschaft in Deutschland.

  • Portfolio: Loseblattwerke, Zeitschriften, Bücher, Seminare, Websites, Webinare, Newsletter, digitale Arbeitshilfen und Social-Media-Angebote

  • Zielgruppen: u. a. öffentliche Verwaltungen, Bundeswehr und Verkehrssicherung sowie Angebote zu Persönlichkeit, Karriere, Wirtschaft und Management

  • Leistungen: Fachmedien und digitale Dienste über die gesamte Wertschöpfungskette von der Content-Erstellung bis zur kanalübergreifenden Distribution

Projektverlauf, Ergebnisse und Learnings

Vorgehen: Von der Technologie-Analyse zur strategischen Content-Architektur

Gemeinsam mit dem Team der Walhalla Mediengruppe haben wir das bestehende Produktionssystem und die umgebenden Prozesse umfassend analysiert. In einem mehrstufigen Vorgehen wurden zunächst die technologischen Grundlagen validiert, anschließend Anforderungen konkretisiert und in handlungsfähige Lösungsoptionen mit klarem Zielbild überführt.

Unsere Zusammenarbeit basierte auf bewährten Methoden der Systemanalyse, Prozessmodellierung, Anforderungserhebung und Entscheidungsmoderation – zugeschnitten auf die komplexen Anforderungen eines Fachverlags mit vielen Produktformen, Kanälen und Zielgruppen. Das Vorgehen war in klar abgegrenzte Arbeitsschritte mit definierten Ergebnissen gegliedert.

Schritt 1: Projektsetup und Basisanalyse

  • Gemeinsames Kick-off mit Klärung von Zielen, Scope, Rollen und Kommunikation

  • Sichtung der bereitgestellten Unterlagen und kurze Systemdurchsicht

  • Strukturierte Einzelgespräche mit den relevanten Beteiligten

  • Ergebnis: eine gemeinsame, abgestimmte Sicht auf die Problemlage und die zentralen Herausforderungen

 

Schritt 3: Entwicklung und Bewertung von Lösungsoptionen

  • Entwicklung mehrerer alternativer Lösungsszenarien – von der Fortführung der bestehenden Logik über eine konsequente Optimierung bis zum Aufbau eines zentralen Content-Hubs

  • Bewertung der Optionen entlang eines transparenten Kriterienkatalogs (u. a. Investitionsschutz, Machbarkeit, einheitlicher Content-Bestand, Betriebsoptimierung, Zukunftssicherheit, Effizienz, Flexibilität)

  • Ableitung einer klaren Handlungsempfehlung: kurzfristige Optimierung als zwingende Maßnahme, zentraler Content-Hub als strategisches Zielbild

  • Ergebnis: bewertete Szenarien und eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Geschäftsführung und Projektteam

 

Schlüsselfaktor: Die klare Steuerung des Analyse- und Auswahlprozesses und die neutrale Moderation durch Argestes ermöglichten eine faktenbasierte Entscheidung – trotz komplexer Anforderungen, divergierender Perspektiven und hoher Abhängigkeiten von Einzellösungen.

Schritt 2: Analyse der Kernprozesse und Systeme

  • Aufnahme der Produktionsprozesse im Produktionssystem sowie der Wege „drumherum" (Word-Strecken, Abläufe mit Druckereien und Autoren)

  • Kritische Bewertung des geplanten Releasewechsels auf die neue Hauptversion

  • Untersuchung der Online-Produktion und der Import-/Export-Systematik

  • Analyse der KI-/Granularisierungs-Planung als möglicher Baustein einer künftigen Architektur

  • Erstellung einer schematischen Gesamtübersicht der Kernprozesse und Systemlandschaft (Erfassung → Bearbeitung → Produktion → Kanalausleitung)

  • Ergebnis: transparente Stärken-/Schwächen-Bewertung der Ist-Systeme und ein priorisierter Anforderungsrahmen

 

Schritt 4: Vorbereitung der konkreten Systemauswahl

  • Strukturierung der funktionalen Anforderungen in einem Anforderungskatalog mit priorisierten Use Cases

  • Erstellung eines Drehbuchs für strukturierte Hersteller- und Anbieter-Workshops zur fairen, vergleichbaren Evaluation

  • Zerlegung des Gesamtvorhabens in steuerbare Teilprojekte mit eigenen Zielen, Verantwortlichkeiten und Zeitplänen:

    • Teilprojekt Migration: zügige, fokussierte Umsetzung des Releasewechsels inkl. Test- und Freigabeplanung

    • Teilprojekt Schnittstelle / Word-Konvertierung: Aussetzen vorschneller Festlegungen zugunsten einer Marktsondierung und Bewertung von Alternativen

    • Teilprojekt Content-Hub: strukturierte Evaluation, ob das Produktionssystem die Rolle des zentralen Content-Hubs übernehmen kann

  • Ergebnis: ein abgestimmter Fahrplan mit konkreten nächsten Schritten und Terminen

 

„Der Einsatz von Jens Löbbe als externem Treiber des Projektes hat genau das ergeben, was wir brauchten: Beschleunigung im Projekt und Klarheit auch bei komplexen internen Fragestellungen. Das hat uns beim internen Aufräumen und bei der Bewertung von Optionen sehr geholfen - auch bei manchmal unangenehmen Themen."

Stefan Eiselein, Geschäftsführer Wallhalla Mediengruppe

Lessons Learned und Empfehlungen

Die Zusammenarbeit hat erneut bestätigt: Die Modernisierung einer Content-Infrastruktur ist weit mehr als eine Technologieentscheidung. Sie ist eine strategische Aufgabe, die tief in die organisatorischen Abläufe und die künftige Entwicklung des Unternehmens eingreift. Die strukturierte Vorgehensweise, die enge Einbindung der relevanten Fachbereiche und die neutrale Moderation waren zentrale Erfolgsfaktoren.

Schlüsselerkenntnisse:

  • Content-Infrastruktur-Projekte sind in erster Linie strategische Organisationsprojekte – nicht nur IT-Projekte.

  • Eine frühe, klare Definition von Zielen und Anforderungen schafft Transparenz und Akzeptanz bei allen Beteiligten.

  • Operative Notwendigkeiten (z. B. ein dringender Releasewechsel) und das strategische Zielbild bedingen sich gegenseitig: erst optimieren, dann transformieren.

  • Eine externe, neutrale Begleitung erhöht die Effizienz im Entscheidungsprozess, entlastet interne Ressourcen und legt unabwendbare Notwendigkeiten offen

Empfehlungen für ähnliche Projekte:

  • Investieren Sie ausreichend Zeit in die präzise Erfassung und Priorisierung der Anforderungen und Use Cases.

  • Definieren Sie früh ein gemeinsames Zielbild: Welche Rolle soll das zentrale System künftig übernehmen und wer hat dabei welche Rolle?

  • Binden Sie Vertreter aller betroffenen Bereiche (Redaktion, Produktion, IT, Produktmanagement) aktiv ein.

  • Gestalten Sie den Auswahlprozess klar strukturiert und nachvollziehbar, etwa über Drehbuch und Scoring-Modell. Nur so entsteht Akzeptanz und dauerhafte Wirkung.

  • Benennen Sie Abhängigkeiten und Risiken offen und steuern Sie sie aktiv, statt sie zu umgehen.

  • Verknüpfen Sie die Systemauswahl konsequent mit den übergeordneten strategischen Zielen – einschließlich künftiger KI- und Partnerschaftsmodelle.

Fazit

Die Zusammenarbeit zeigt, dass die Weiterentwicklung einer Content-Infrastruktur mehr ist als eine reine Technologiebeschaffung. Durch eine strukturierte Vorgehensweise, klare Anforderungen und ein gemeinsames Zielbild erhielt die Walhalla Mediengruppe nicht nur Transparenz über die eigene Ausgangslage, sondern auch eine belastbare Entscheidungsgrundlage und einen konkreten Fahrplan.

Das Zielbild eines zentralen Content-Hubs als strategische Datendrehscheibe schafft die Voraussetzung für effizientere, zukunftssichere Prozesse, eine reduzierte Systemkomplexität und neue Möglichkeiten – von kanalübergreifender Content-Nutzung über Content-Partnerschaften bis hin zu KI-gestützten Anwendungen. Die enge Zusammenarbeit zwischen den internen Fachbereichen und der externen Beratung von Argestes ermöglichte eine fundierte, gemeinsam getragene strategische Weiterentwicklung der digitalen Infrastruktur.

Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie zuverlässig bei der Umsetzung Ihrer digitalen Ziele.

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