Projektrisiken gehören dazu – entwickeln Sie Strategien, um damit umzugehen
„Direkt rein in die Problemlösung, nicht lange drum herumreden.“ Von dieser Vorgehensweise sind wir überzeugt. Dabei ist es aber wichtig, stets die Projektrisiken im Auge zu behalten. Dass es sie gibt, wissen alle. Aber nur selten werden sie wirklich thematisiert. Dabei reicht es nicht, das wirtschaftliche Risiko abzuschätzen. Es muss mit jedem Projektstart und in allen Projektphasen klar sein, was den Erfolg bedroht und wie Sie darauf reagieren können.
Projekte planen und überwachen, Risiken identifizieren und bewerten
Um Projektrisiken zu minimieren, ist es wichtig, das Projekt sorgfältig zu planen und regelmäßig zu überwachen. Je mehr Informationen Sie haben, desto souveräner können Sie in die Umsetzung gehen. Das können durchaus auch universell anwendbare Learnings aus vergangenen Projekten sein – oder Sie holen sich für den Projektzeitraum extern erfahrene Unterstützung an Bord.
Risikomanagement-Tools wie Matrixen und Diagramme können außerdem verwendet werden, um potenzielle Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Daraus können Sie dann einen Risikorettungsplan entwickeln, der festlegt, wie Risiken bewältigt werden sollen, falls sie eintreten.
Welche Projektrisiken gibt es? Einige Beispiele
Jedes Projekt ist individuell, entsprechend sind auch die Risiken immer andere. Einige Projekt-Sollbruchstellen sind dennoch zu erkennen, die als Beispiele zur Klarheit beitragen.
Change: Veränderungen als Risiko?
Eine Sollbruchstelle, mit der wir uns immer wieder befassen, ist das Change Management. Veränderungen sorgen für Unbehagen und Zurückhaltung. Das ist insbesondere dann so, wenn sie umfassend und strukturell sind. Veränderung kann durch viele Faktoren gehemmt werden: fehlende Strukturen im Unternehmen, unklare Ansprechpartner und Prioritäten, Investoren, deren Entscheidungen einbezogen müssen … Hier können viele Faktoren das Projekt beeinflussen.
Ressourcen: Bedarf unterschätzt?
Auch mangelnde Ressourcen sind oft ein entscheidender Wendepunkt im Projektablauf. Zu wenig Personal, beschränkte finanzielle Mittel, fehlende Qualifikationen im Team – im ohnehin schon begrenzten Projektzeitraum können das fatale Stolpersteine sein.
Ist das Projekt dann unternehmensintern erfolgreich angelaufen, können äußere Einflüsse den Erfolg gefährden. Das Feld ist weit:
- Behördenentscheidungen
- mangelnde Kundenakzeptanz
- Änderungen im Markt
- höhere Gewalt wie etwa Naturkatastrophen
Alle diese externen Einflüsse können sich auf Ihr Projekt auswirken. Sie sehen: Ein umfassender Risikoplan für Ihr Projekt hört nicht an den Türen Ihres Unternehmens auf.
Erfolgsfaktor: Projektrisiken regelmäßig beobachten
In der Theorie kann niemand ernsthaft leugnen, dass Projektrisiken den Erfolg gefährden können. Dennoch laufen bei Projekten in der Praxis die Dinge anders. Projektrisiken werden entweder marginalisiert oder gar nicht wahrgenommen. Dabei wird niemand wissentlich und bei noch so großem Drang zur Neugier eine Polarexpedition planen, ohne zu wissen, dass man eventuell erfrieren kann. Mindestens eine geeignete Jacke gehört also in die Ausrüstung als Minimalstandard. Und für Notfälle sollte man eventuell auch noch etwas (besser: viel) mehr Sicherheit im Gepäck haben, sonst wird es gefährlich.
Ein holpriges oder gescheitertes Projekt ist mehr als ein Kostenfaktor
Nun lässt sich nicht jedes Projekt mit einer Polarexpedition oder einem Flug zum Mond vergleichen, das ist klar. Aber ein wenig von diesem Gedankengut tut erfahrungsgemäß allen Vorhaben sehr gut. Das ist nicht nur eine Frage der finanziellen Absicherung. Es ist gut für alle Beteiligten, die mit solchen Projekten persönliches oder berufliches Fortkommen und auch finanzielle Erwartungen verknüpfen. Das muss klar sein und so verstanden werden. Vergleichbar ist das Ganze mit einer Expedition, sobald es für ein Unternehmen darum geht, z. B. neue digitale Märkte zu besetzen.
Das Schwierige daran ist aber, dass bei der Planung des Vorhabens eigentlich niemand etwas über Risiken hören will. Diese Vorstellung belastet alle Initiatoren und Motivatoren auf das Äußerste und ist unpopulär, schließlich will man ja neue Welten erobern und nicht über Gefahren philosophieren. Deshalb findet diese eigentlich notwendige Betrachtung der Risiken so selten statt – oder erst dann, wenn es im Projekt zugig oder kalt wird.
Methoden zur Früherkennung von Projektrisiken
In den meisten Projekten zeigen sich die Gefahrenpunkte schon sehr früh – seien es Bedenken bezüglich der Zielrichtung, der Kosten oder der benötigten Kapazitäten und Kompetenzen. Wir empfehlen, diese frühzeitig genauer zu analysieren und dauerhaft zu beobachten. Regelmäßige Bewertungen und Reviews helfen dabei mehr als zu späte Rettungsaktionen. Wenn solche Notfall-Rettungsaktionen nötig werden, sind sie für gewöhnlich nämlich sehr teuer.
Es ist wichtig zu beachten, dass Projektrisiken nicht zwingend negativ sein müssen. Einige Risiken können sogar zu positiven Ergebnissen führen, wenn sie richtig gehandhabt werden. So gehen in der Not entwickelte Problemlösungsstrategien, wenn sie Erfolg haben, oft als Best Practice in den Arbeitsalltag über. Daher ist es wichtig, auf potenzielle Risiken vorbereitet und flexibel zu sein, um schnell auf Änderungen reagieren zu können.
