Ausgangslage: Vom Qualitätsanspruch zur digitalen Organisation
Herausforderung: Digitale Informationen ohne durchgängige Prozesssteuerung
Zielbild: Eine gemeinsame Grundlage für digitale Geschäftsprozesse
Vorgehen: Wie Argestes das Transformationsvorhaben strukturierte
Umsetzung: Schritt für Schritt zur digitalen Prozesslandschaft
Ergebnisse: Mehr Transparenz und weniger administrative Abhängigkeiten
Das Projekt auf einen Blick
Argestes begleitet den Verlag für Standesamtswesen als langfristiger Strategie-, Prozess- und Umsetzungspartner – von der Analyse und Priorisierung geeigneter Geschäftsprozesse über die Auswahl der passenden Technologie bis zur Einführung im Arbeitsalltag.
Der Verlag für Standesamtswesen verbindet mehr als 100 Jahre verlegerische Erfahrung mit ausgeprägter technologischer Kompetenz. Aus einem juristischen Fachverlag ist über Jahrzehnte ein führender Anbieter digitaler Fachverfahren für das Personenstandswesen entstanden. Auch die interne Organisation entwickelt der Verlag kontinuierlich weiter.
Gemeinsam mit Argestes verfolgt das Unternehmen dabei keinen einmaligen Digitalisierungsplan. Stattdessen entsteht Schritt für Schritt eine integrierte Prozesslandschaft, in der elektronische Akten, standardisierte Workflows und zentrale Informationen die tägliche Arbeit erleichtern. One Unity unterstützt als ein ausgewählter Technologie- und Implementierungspartner bei der technischen Umsetzung.
Die Ausgangslage
Der Verlag für Standesamtswesen war bereits zu Beginn des Vorhabens ein digital geprägtes Unternehmen. Neben juristischer Fachliteratur entwickelt er seit Jahrzehnten spezialisierte Software für Standesämter und öffentliche Verwaltungen. Die Herausforderung bestand daher nicht darin, den Verlag grundsätzlich zu digitalisieren.
Vielmehr hatten sich mit der Entwicklung des Unternehmens auch die internen Abläufe vervielfacht. Informationen verteilten sich über Papierakten, E-Mails, digitale Einzeldokumente und bestehende Dateiablagen. Hinzu kamen zwei Unternehmensstandorte und Prozesse, die zwar mit digitalen Unterlagen arbeiteten, aber weiterhin weitgehend manuell gesteuert wurden.
Mitarbeiter mussten Informationen aus verschiedenen Quellen zusammentragen, Zuständigkeiten klären und Bearbeitungsstände selbst nachhalten. Das verursachte Suchaufwand, Abstimmungsschleifen und Abhängigkeiten von einzelnen Personen. Gleichzeitig erschwerte es den übergreifenden Blick auf Verträge, Vorgänge und offene Aufgaben.
Damit wurde deutlich: Der Verlag benötigte nicht nur eine weitere Ablage, sondern ein langfristiges Konzept für die Digitalisierung und Optimierung seiner Geschäftsprozesse
Über die Verlag für Standesamtswesen GmbH
Der Verlag für Standesamtswesen ist ein führender juristischer Fachverlag und Softwarehersteller für das Personenstandswesen. Das Familienunternehmen hat seinen Hauptsitz in Frankfurt am Main und einen weiteren Standort in Berlin. Es verbindet juristische Fachkompetenz mit langjähriger Erfahrung in der Entwicklung spezialisierter Software für die öffentliche Verwaltung.
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Gegründet: 1924 in Berlin
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Mitarbeiter: rund 100 Mitarbeiter an zwei Standorten
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Zielgruppen: Standesämter, Aufsichtsbehörden, Gerichte, Anwälte sowie weitere Fachanwender im Personenstands-, Familien-, Namens- und Staatsangehörigkeitsrecht
Mit AutiSta stellt der Verlag eines der zentralen Fachverfahren für deutsche Standesämter bereit. Der ePR-Server wird für den Betrieb elektronischer Personenstandsregister in vielen Bundesländern eingesetzt. Der Verlag verbindet damit die Tradition eines über 100 Jahre bestehenden Fachverlags mit der technologischen Kompetenz eines spezialisierten Softwareunternehmens und wurde 2026 als TOP 100 Innovator ausgezeichnet (51 bis 200 Mitarbeiter in Deutschland).
Vom Qualitätsanspruch zur digitalen Organisation
Der Verlag beschreibt seine Rolle selbst als die eines „Haus- und Hoflieferanten der Standesämter“. In die heutige Zeit übertragen bedeutet das: Er stellt Standesämtern die fachlichen und digitalen Werkzeuge zur Verfügung, die sie benötigen, um ihre rechtlichen Aufgaben zuverlässig zu erfüllen.
Die Grundlage dieser Marktposition ist ein konsequenter Qualitätsanspruch. Über einen Zeitraum von mehr als 100 Jahren musste sich der Verlag immer wieder auf neue rechtliche, technologische und organisatorische Rahmenbedingungen einstellen. Entscheidend war dabei, die Qualität seiner Produkte nicht zur Disposition zu stellen.
Dieser Anspruch endet nicht bei Fachliteratur und Software. Er betrifft ebenso die internen Arbeitsmethoden, Prozesse und Systeme.
Die Optimierung der internen Geschäftsprozesse war damit kein isoliertes IT-Vorhaben. Sie war ein notwendiger Teil der weiteren Unternehmensentwicklung.
"Wenn man die Qualitätsansprüche an seine Produkte konsequent realisieren möchte, muss man diese Ansprüche auch in allen anderen Bereichen des Unternehmens aufrechterhalten. Bei den Arbeitsmethoden ebenso wie bei den eingesetzten Werkzeugen"
Dr. Günther Metzner - Geschäftsführer Verlag für Standesamtswesen
Herausforderungen: Digitale Informationen ohne durchgängige Prozesssteuerung
Eine Dokumentenablage löst noch keinen Geschäftsprozess
Die zentrale Herausforderung des Verlags lag nicht in fehlenden digitalen Dokumenten. Viele Informationen lagen bereits elektronisch vor. Die dazugehörigen Geschäftsprozesse wurden jedoch weiterhin manuell organisiert.
Mitarbeiter mussten selbst verfolgen, welche Aufgabe als Nächstes anstand, wer noch Informationen liefern musste und wann ein Vorgang weiterbearbeitet werden konnte. Dadurch blieben digitale Dokumente zwar verfügbar, der Prozesszusammenhang war jedoch nur eingeschränkt sichtbar.
Das hatte konkrete Folgen:
Die entscheidende Erkenntnis lautete daher:
Nicht der Speicherort eines Dokuments bestimmt seinen betrieblichen Wert, sondern der Geschäftsprozess, in dem es verwendet wird.
Die elektronische Personalakte bildete den ersten konkreten Anwendungsfall. Bereits zu Beginn war jedoch klar, dass eine ausschließlich auf das Personalwesen ausgerichtete Lösung zu kurz greifen würde.
Perspektivisch wollte der Verlag auch Autorenverträge, Einkaufsprozesse, das Fuhrparkmanagement, weitere Vertragsarten und Partnerakten digital unterstützen. Gemeinsam mit Argestes entstand deshalb ein übergreifendes Zielbild für die künftige Prozess- und Systemlandschaft.
Statt für jeden Anwendungsfall eine eigene Lösung einzuführen, sollte eine gemeinsame Grundlage entstehen, auf der sich elektronische Akten, Dokumente, Zuständigkeiten und Workflows schrittweise abbilden lassen. Die Systemauswahl musste daher nicht nur den ersten Anwendungsfall lösen, sondern auch die langfristige Entwicklung des Verlags unterstützen.
Aus einem zunächst abgegrenzten E-Akten-Projekt wurde damit ein langfristiges Vorhaben zur Prozessoptimierung und organisatorischen Weiterentwicklung.
Ausgangspunkt
- Elektronische Personalakte als erster
konkreter Anwendungsfall
Gemeinsame Prozessgrundlage
- Elektronische Akten
- Zentrale Dokumente und Informationen
- Workflowgestützte Aufgaben
- Transparente Bearbeitungsstände
Erweiterbare Anwendungsfelder
- Autorenverträge
- Einkauf
- Fuhrparkmanagement
- Vertragsmanagement
- Partnerakten uvm.
Vorgehen: Wie Argestes das Transformationsvorhaben strukturierte
Argestes arbeitete bereits vor dem E-Akten-Vorhaben mit dem Verlag für Standesamtswesen zusammen. Die Partnerschaft entwickelte sich über mehrere Projekte und basiert auf einem gemeinsamen Verständnis der Verlagsbranche sowie auf der Erfahrung von Argestes in der Prozessoptimierung und Digitalisierung.
Als die internen Abläufe umfassender weiterentwickelt werden sollten, war Argestes deshalb frühzeitig eingebunden. Im Mittelpunkt stand nicht die Einführung einer bestimmten Software, sondern die Frage, wie der Verlag seine Geschäftsprozesse langfristig strukturieren und die dafür benötigte Systemlandschaft schrittweise aufbauen kann.
Argestes übernahm dabei die Verbindung zwischen strategischem Zielbild, fachlichen Anforderungen und technischer Umsetzung. Gemeinsam mit der Geschäftsführung und den beteiligten Fachbereichen wurden Prozesse priorisiert, Anforderungen konkretisiert und geeignete Umsetzungspartner ausgewählt.
Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen für den Einstieg. Argestes bewertete die möglichen Anwendungsfälle nach ihrem erwarteten Nutzen, ihrer Komplexität, ihrer Standardisierbarkeit und dem notwendigen Veränderungsaufwand.
So entstand eine tragfähige Reihenfolge: zunächst überschaubare Prozesse mit schnell sichtbarem Nutzen, anschließend komplexere und stärker individualisierte Abläufe.
Die Anforderungen wurden aus den tatsächlichen Arbeitsabläufen des Verlags abgeleitet. Gemeinsam mit den Fachbereichen klärte Argestes, welche Informationen, Rollen, Freigaben und Prozessschritte künftig benötigt werden.
Dadurch entstand eine belastbare fachliche Grundlage für die technische Umsetzung, ohne die Diskussion frühzeitig auf einzelne Funktionen eines Systems zu begrenzen.
Argestes konzipierte und begleitete gemeinsam mit dem Verlag einen umfassenden Auswahlprozess. Die Anbieter wurden nicht nur anhand ihrer Produkte bewertet, sondern auch hinsichtlich technischer Passung, Vorgehensweise, Erweiterbarkeit und Eignung für eine langfristige Zusammenarbeit.
Die Entscheidung fiel auf die One Unity GmbH & Co. KG als Technologie- und Implementierungspartner.
Auch nach der Systemauswahl blieb Argestes in das Vorhaben eingebunden. Argestes strukturierte die Verbindung zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und technischer Umsetzung und ordnete die einzelnen Projekte in das langfristige Zielbild ein.
So entstand keine Sammlung voneinander unabhängiger Digitalisierungsprojekte, sondern eine schrittweise wachsende Prozesslandschaft.
Die klare Rollenverteilung war ein wesentlicher Erfolgsfaktor: Der Verlag brachte seine fachlichen Anforderungen und unternehmerischen Ziele ein, Argestes strukturierte das Gesamtvorhaben und One Unity überführte die gemeinsam entwickelten Anforderungen in die technische Lösung.
Damit folgte die Technologie den Zielen und Prozessen des Verlags – nicht umgekehrt.
Der Beitrag von Argestes
Argestes verbindet die langfristigen Unternehmensziele mit den tatsächlichen Geschäftsprozessen und den Möglichkeiten der Technologie. Dadurch wurde die Systementscheidung nicht zum Ausgangspunkt des Vorhabens, sondern zum Ergebnis eines strukturierten Strategie-, Analyse- und Auswahlprozesses.
Auch während der Umsetzung behält Argestes das Gesamtbild im Blick: Welche Prozesse schaffen den größten Nutzen? Welche Veränderungen sind für die Organisation tragfähig? Und wie müssen die einzelnen Projekte zusammenspielen, damit langfristig eine integrierte Prozesslandschaft entsteht?
One Unity als Technologie- und Implementierungspartner
Im gemeinsam mit Argestes durchgeführten Auswahlprozess überzeugte One Unity durch den passenden methodischen Ansatz, die SAP-nahe Umsetzung der elektronischen Personalakte und die Möglichkeit, weitere elektronische Akten und Workflows auf einer gemeinsamen technologischen Grundlage abzubilden.
One Unity übernimmt die technische Konzeption und Implementierung der Lösungen. Dazu gehören unter anderem die Verbindung zur bestehenden SAP-Landschaft, die Integration des EASY-Archivs sowie die Umsetzung workflowgestützter Akten- und Vertragsprozesse.
Prozesse zuerst, Technologie danach
Bevor ein Prozess technisch umgesetzt werden konnte, musste zunächst geklärt werden, wie er künftig tatsächlich funktionieren sollte. Denn die Digitalisierung eines bestehenden Ablaufs führt nicht automatisch zu einem besseren Prozess. Sie kann bestehende Unklarheiten, unnötige Arbeitsschritte und ungeklärte Zuständigkeiten sogar dauerhaft im System verankern.
Deshalb wurde gemeinsam mit dem Verlag die fachliche Grundlage für die einzelnen Umsetzungsprojekte vorbereitet. In strukturierten Workshops wurden bestehende Abläufe Schritt für Schritt untersucht, Schwachstellen sichtbar gemacht und tragfähige Sollprozesse entwickelt.
Dabei ging es nicht darum, jeden historisch gewachsenen Ablauf unverändert zu übernehmen. Gemeinsam mit den beteiligten Fachbereichen wurde geprüft, welche Schritte tatsächlich erforderlich sind, wo Informationen fehlen und welche Aufgaben sich künftig durch klare Zuständigkeiten und Workflows besser unterstützen lassen.
Vom Ist-Prozess zum umsetzbaren Sollprozess
Die Prozessworkshops dienten nicht nur dazu, Anforderungen zu dokumentieren. Sie schufen eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage für den Verlag, Argestes und One Unity.
Der Verlag brachte das fachliche Wissen über Arbeitsabläufe, Ausnahmen und organisatorische Anforderungen ein. Argestes strukturierte die Diskussion, hinterfragte bestehende Vorgehensweisen und überführte die Ergebnisse in ein konsistentes Bild. One Unity prüfte, wie sich die gemeinsam entwickelten Anforderungen innerhalb der gewählten technologischen Umgebung umsetzen lassen.
Durch diese Verbindung konnten fachliche Fragen geklärt werden, bevor sie zu technischen Problemen wurden. Gleichzeitig entstand eine belastbare Dokumentation, auf die alle Beteiligten während der Implementierung zurückgreifen konnten, die iterativ erfolgt ist.
Ein Schlüsselmoment war der Workshop zum Autorenprozess. Nach der gemeinsamen Durcharbeitung des Ablaufs bestand aufseiten des Verlags die Sicherheit, dass auch komplexere Prozessfragen in dieser Konstellation systematisch und tragfähig gelöst werden können.
Ergebnisse: Mehr Transparenz, weniger Administration
Aus dem ersten Anwendungsfall ist schrittweise eine digitale Prozesslandschaft entstanden, die heute bereits mehrere Bereiche des Verlags unterstützt. Elektronische Akten bündeln die relevanten Informationen, während Workflows Aufgaben, Zuständigkeiten und nächste Schritte transparent machen.
Der Nutzen zeigt sich dabei nicht allein in der Zahl digitalisierter Dokumente. Entscheidend ist, wie sich die tägliche Arbeit verändert hat: Informationen sind schneller verfügbar, wiederkehrende Abläufe folgen einer einheitlichen Logik und Bearbeitungsstände müssen nicht länger aus verschiedenen Quellen rekonstruiert werden.
